Een AI-assistent is niet magisch: hij is zo goed als wat je hem vertelt. Met de juiste instellingen beantwoordt je assistent 80% van de vragen zelf. Zonder de juiste instellingen verwijst hij alles door. Het verschil zit in 5 concrete instellingen.
Stap 1: Vul je werkgebied in. Als je een loodgieter bent die actief is in Helmond en Eindhoven, zorg dan dat de assistent dit weet. Dan kan hij bellers die buiten dat gebied wonen direct informeren dat je daar niet actief bent: en hoef jij niet zelf terug te bellen om dat mede te delen.
Stap 2: Voeg minstens 5 FAQ-vragen toe. Denk aan de vragen die je elke week meerdere keren krijgt. 'Wat zijn jullie openingstijden?' 'Komen jullie ook op zaterdag?' 'Wat kost een eerste afspraak?' Dit zijn de vragen die de assistent zelf kan beantwoorden, zonder dat jij hoeft terug te bellen.
Stap 3: Koppel je website. MungoFlow leest je website automatisch en gebruikt die informatie in gesprekken. Heb je een pagina met diensten en tarieven? De assistent leert dit en gebruikt het.
Stap 4: Stel je openingstijden in. Als een beller je buiten kantoortijden belt, kan de assistent zeggen wanneer je wél bereikbaar bent en bieden om de contactgegevens te noteren. Dat is veel professioneler dan stilte.
Stap 5: Geef je assistent een naam. 'U spreekt met de assistent van Loodgieterbedrijf Janssen' klinkt generiek. 'U spreekt met Emma, de assistent van Loodgieterbedrijf Janssen' klinkt persoonlijk en professioneel. Klanten vertrouwen een naam.
De assistent leert ook over tijd. Hoe meer gesprekken hij voert en hoe meer feedback je via het portaal geeft, hoe beter hij wordt afgestemd op jouw bedrijf.